Orderverwerking automatiseren

Bestellingen die zichzelf invoeren

Uw klanten bestellen via e-mail, PDF, WhatsApp, telefoon of de webshop. Wij zorgen dat al die orders automatisch herkend, gecontroleerd en in uw ERP gezet worden — uw team kijkt alleen nog naar de uitzonderingen.

Plan een gratis procesgesprek Zo werkt het

30 minuten · gratis adviesrapport · geen verplichtingen

Herkenbaar?

Orderinvoer kost meer dan u denkt

Elke bestelling die iemand overtypt, kost tijd en is een kans op een fout.

Overtypen, elke dag

Iemand zet bestellingen uit de mailbox, PDF-bijlagen en WhatsApp handmatig in het ERP — regel voor regel.

Orders worden automatisch uitgelezen en als order in uw ERP aangemaakt.

Typfouten en verkeerde artikelen

Een verkeerd artikelnummer of aantal merkt u pas bij het picken of als de klant belt.

Artikelen worden gematcht op uw eigen artikelbestand en de klanthistorie; twijfelgevallen gaan naar een collega.

Pieken op maandag

Na het weekend staat de inbox vol en loopt alles achter, terwijl de vrachtwagen om 14:00 vertrekt.

Orders worden direct bij binnenkomst verwerkt — ook om 06:00 of op zondagavond.

AI Sales-agent

Bestellen via WhatsApp, verwerkt in seconden

Een klant appt "8 dozen tomaten en 5 kratten komkommer". De agent herkent direct wie het is, snapt de bestelling, haalt de juiste klantprijzen en de live voorraad uit uw ERP, bevestigt en zet de order door — zonder dat er iemand aan te pas komt.

Diezelfde aanpak werkt voor e-mail en PDF-bestellingen: de order wordt uitgelezen, gecontroleerd en klaargezet.

Klantherkenning op nummer, e-mail of klantcode
Live klantprijzen en voorraad uit uw ERP
WhatsApp, e-mail, PDF en webshop in één flow
Order direct aangemaakt in uw systeem

Prijs- & ordercontrole AI-klantenservice

Visionhost Sales-agent

● online · herkent klant

Hoi! Doe maar 8 dozen tomaten en 5 kratten komkommer 🍅

Klant herkennen…

Hallo De Vries Groothandel! Ik zie jullie klantprijzen:

8× Tomaten (klantprijs)€ 71,20

5× Komkommer€ 42,50

Voorraad✓ op voorraad

Zal ik ’m zo inschieten voor levering morgen?

Top, doen! 👍

Order #5012 automatisch aangemaakt in ERP

Eén flow voor elk kanaal

Van inbox tot ERP, met een mens voor de uitzonderingen

Niet elke order is standaard. Daarom bouwen we uw regels mee: wijkt een prijs af, is een artikel onbekend of een aantal ongebruikelijk groot, dan komt de order bij een collega terecht in plaats van automatisch door te gaan.

Zo houdt u de controle, zonder alles zelf te hoeven doen.

Afwijkingen op prijs, aantal of artikel worden gemarkeerd
Overzicht van alle binnengekomen orders per kanaal
Werkt met uw bestaande ERP en webshop

ERP-koppelingen

Orderintake · live ma 08:30

E-mail

Bestelling_wk24.pdf

8 dozen tomaten…

Webshop

Order W-2291

Visionhost AI

Klant en artikelen herkennen… Klantprijzen en voorraad uit het ERP… ✓ 3 orders gecontroleerd · 1 afwijking

ERP · verkooporders automatisch aangemaakt

#5012 De Vries Groothandel € 113,70

#5013 Bakkerij Jansen € 486,20

#5014 Webshop W-2291 € 1.204,50

prijs wijkt af → verkoper gemeld

3 kanalen · 0× overgetypt · 1 uitzondering voor uw team klaar in 47 sec

Zo werkt het

Van bestelling tot order in vier stappen

1

Order komt binnen

Via WhatsApp, e-mail, PDF-bijlage of webshop — het kanaal maakt niet uit.
2

Uitlezen & herkennen

AI herkent de klant, artikelen, aantallen en leverdatum, ook uit vrije tekst.
3

Controleren

Klantprijzen, voorraad en uw eigen regels; afwijkingen gaan naar een collega.
4

Order in het ERP

De order wordt aangemaakt en aan de klant bevestigd — klaar om te picken.

Veelgestelde vragen

Goed om te weten

Waarschijnlijk wel. We koppelen via de API of importmogelijkheden van uw ERP; in het procesgesprek kijken we welke route voor uw systeem het beste werkt.

Dan gaat de order niet automatisch door, maar komt hij bij een collega terecht met de onduidelijke regel gemarkeerd. U bepaalt zelf wat automatisch mag.

Nee. Klanten blijven mailen, appen of een PDF sturen; het verschil zit achter de schermen. Er is geen nieuw portaal of nieuwe app nodig.

WhatsApp, e-mail, PDF-bijlagen en de webshop komen samen in één flow. Andere kanalen bekijken we per situatie in het procesgesprek.